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Un buzón compartido en tu Microsoft 365 recibe las facturas. Cada adjunto se guarda en SharePoint con el nombre del proveedor y la fecha, sin que nadie lo descargue.
Facturas y documentación · empresas de 10 a 100 personas
Facturas que llegan por correo y se registran solas: proveedor, importe, vencimiento y quién aprueba.
Hoy alguien abre el correo, descarga el PDF, lo reenvía a quien aprueba, lo pica en el ERP y lo archiva. Con Microsoft 365 eso se puede hacer solo, sin cambiar de ERP ni comprar otro programa.
Te suena si…
- Hay una bandeja «facturas» que revisa una persona, y cuando no está, nadie.
- Se reenvían facturas al jefe para que diga «ok» y el ok vive en un hilo de correo.
- Aparecen facturas duplicadas o pagadas tarde porque el vencimiento estaba en un Excel.
- El cierre de mes se hace de noche picando lo que entró por correo.
- Nadie sabe en qué estado está una factura sin preguntar.
Cómo lo resuelvo
Extracción y validación
Se leen proveedor, número, importe y vencimiento (AI Builder u OCR). Lo dudoso se marca para revisión humana; lo claro sigue.
Aprobación con estado
Quien aprueba recibe la petición en Teams o Outlook con un botón. Queda registrado quién, cuándo y qué. Sin hilos.
Registro y aviso
La factura aprobada se prepara para tu ERP (o se registra en una lista) y el vencimiento avisa solo 10 y 3 días antes.
Un caso ya publicado (sector comercio, sin datos identificables)
Las facturas entraban por correo y se descargaban, renombraban y archivaban a mano, una por una; contrastarlas con el pedido era un trabajo de fin de mes. Ahora se lee el adjunto, se contrasta contra el pedido, se archiva con nomenclatura única y solo salta a una persona lo que no cuadra. Las diferencias se ven antes de pagar, no en el cierre.
Por dónde se empieza
Automation Opportunity Scan
Gratis · 30 min
Cuántas facturas, cuántas manos, dónde se rompe. Veredicto claro.
Auditoría de Sistemas
990 €, precio cerrado
Proceso dibujado, coste con tus datos, 3 automatizaciones prioritarias, roadmap de 90 días. Se descuenta si implantamos.
Automation Sprint
Desde 1.500 €
El flujo de facturas funcionando en tu tenant, documentado, con marcha atrás. Cuota opcional desde 250 €/mes si quieres que me quede a cargo.
Tres dudas
¿Necesito licencias nuevas?
Con Microsoft 365 Business Standard ya tienes Power Automate y SharePoint. La extracción con AI Builder puede requerir capacidad extra: lo verificamos en el Scan antes de prometer nada.
¿Sustituye a mi ERP?
No. Prepara y aprueba antes de que la factura llegue al ERP; el asiento lo sigue haciendo tu sistema o tu equipo.
¿Cuánto tarda?
Un Sprint son semanas, no meses, con fecha en la propuesta. Empezamos por el flujo acotado; lo demás, después.
Gerardo Gutiérrez Palenzuela · Responsable técnico
Automatizo dentro del Microsoft 365 que tu empresa ya paga, desde Tenerife. Los flujos quedan en tu cuenta, documentados y sin cautividad.
¿Cuántas facturas os entran por correo al mes?
Con ese número y quién las toca te digo en 30 minutos si merece automatizarse. Si no, también.