En casi todas las empresas de entre 10 y 100 personas el circuito de facturas de proveedor es el mismo: llega un PDF a un buzón, alguien lo descarga, lo reenvía a quien tiene que dar el visto bueno, espera la respuesta, lo pica en el ERP y lo guarda en una carpeta. Cinco pasos manuales por factura. Y el problema no es el tiempo que se pierde en cada uno, sino lo que se cae entre uno y otro.
Este artículo explica cómo se monta ese circuito para que funcione solo dentro de Microsoft 365, qué partes salen gratis con las licencias que ya tienes y cuáles no.
Dónde se pierde una factura (y por qué no es culpa de nadie)
Antes de automatizar conviene saber qué se está arreglando. Estas son las cuatro fugas que veo una y otra vez:
- El buzón depende de una persona. Si quien revisa la bandeja de facturas está de vacaciones, las facturas esperan. Nadie más sabe que están ahí.
- El visto bueno vive en un hilo de correo. «Ok, adelante» en un reenvío no es un registro. Tres meses después nadie encuentra quién aprobó qué.
- El vencimiento está en un Excel aparte. Si el Excel no se actualiza el mismo día, la factura se paga tarde o se paga dos veces.
- Nadie sabe en qué estado está una factura sin preguntar. Y preguntar por correo genera más correo.
El coste real no es picar datos: es la factura que nadie ve hasta que llama el proveedor.
El circuito, paso a paso
1. Entrada: un buzón compartido, no el de una persona
Las facturas llegan a un buzón compartido de Microsoft 365 (facturas@tuempresa, por ejemplo). Un flujo de Power Automate salta con cada correo nuevo, guarda cada adjunto en una biblioteca de SharePoint con un nombre ordenado —proveedor, fecha, número— y crea una fila en una lista con estado «recibida».
Esto ya elimina la primera fuga: la factura existe en el sistema desde el minuto uno, aunque nadie haya abierto el correo. Y todo lo que se usa aquí —Outlook, SharePoint, Power Automate con conectores estándar— está incluido en la mayoría de licencias de Microsoft 365 para empresas.
2. Lectura: sacar proveedor, importe y vencimiento del PDF
Aquí está la parte que más se vende y la que más hay que matizar. Hay tres maneras de leer los datos de la factura:
- Modelo de facturas de AI Builder. Lee PDFs e imágenes y devuelve proveedor, número, fechas, base, impuestos y total. Funciona bien con facturas de formato normal. Necesita licencia premium de Power Automate y créditos de IA: desde el 1 de noviembre de 2026 Microsoft deja de incluir créditos de AI Builder en las licencias premium y el consumo pasa a pagarse aparte, así que hay que calcular el coste por factura antes de decidir.
- Facturas estructuradas. Si tus proveedores principales mandan factura electrónica (XML), no hace falta ninguna IA: los datos ya vienen en el fichero. Con la factura electrónica obligatoria entre empresas en camino, cada vez más proveedores la tendrán.
- Plantilla por proveedor. Cuando el 80 % del volumen viene de cinco o seis proveedores con el mismo formato de siempre, a veces basta con leer el texto del PDF y buscar los campos donde siempre están. Más barato, más frágil si el proveedor cambia de plantilla.
Lo que no cambia en ninguna de las tres: lo dudoso se marca para revisión humana. Si el importe no cuadra con la suma de líneas o falta el vencimiento, la factura va a una vista de «revisar» en lugar de seguir adelante con un dato malo.
3. Aprobación con estado, no con hilos
Quien tiene que dar el visto bueno recibe una tarjeta en Teams o en Outlook con lo mínimo para decidir sin abrir nada: proveedor, concepto, importe, vencimiento y el PDF adjunto. Dos botones. La respuesta queda registrada en la lista con quién, cuándo y qué comentó.
Si en tres días no hay respuesta, se recuerda. Si en cinco sigue sin respuesta, sube a quien corresponda. Escribí sobre los cuatro errores que hacen que una aprobación se pierda; los mismos aplican aquí.
4. Registro y archivo
Con la factura aprobada, el flujo la marca como «lista para contabilizar» y la deja donde el ERP la espera: una carpeta vigilada, un fichero de importación o, si el ERP tiene conector o API, directamente dentro. No hace falta cambiar de programa de contabilidad: el circuito se adapta a cómo entra hoy la información en el tuyo.
El vencimiento queda en la misma lista, así que un aviso automático unos días antes sustituye al Excel que nadie actualizaba.
Lo que se consigue (y lo que no)
Lo que cambia es que cada factura tiene un estado visible —recibida, en revisión, aprobada, contabilizada, pagada— y un responsable en cada momento. Deja de depender de que una persona concreta esté mirando.
Lo que no hace este circuito es sustituir el criterio de quien aprueba ni el de quien contabiliza. Automatiza el movimiento de la factura, no la decisión.
Cuánto cuesta montarlo
Un circuito completo de facturas —entrada, lectura, aprobación, avisos y registro— parte de 1.500 € de implantación, con una cuota opcional desde 250 €/mes si quieres que me quede a cargo de él. Si la lectura necesita AI Builder, hay que sumar la licencia premium y el consumo, y lo calculamos con tu volumen real antes de empezar.
Si no tienes claro todavía si compensa, la auditoría de procesos (990 €, precio cerrado) mide cuántas facturas entran, cuánto tardan y dónde se atascan, y te dice qué automatizar primero con números tuyos, no míos.
Antes de empezar, responde esto
- ¿Cuántas facturas de proveedor entran al mes, y de cuántos proveedores distintos?
- ¿Cuántos de ellos ya mandan factura electrónica?
- ¿Quién aprueba, y existe una regla (por importe, por departamento) o se decide caso a caso?
- ¿Cómo entra hoy una factura en tu ERP: a mano, por importación o por API?
Con esas cuatro respuestas se puede decir en media hora si tu circuito es de los que se automatizan en dos semanas o de los que conviene ordenar primero. Mira cómo lo planteo para facturas o cuéntamelo directamente.