La mayoría de empresas que me escriben ya pagan Microsoft 365 y no lo saben usar para automatizar. Tienen Outlook, Teams, SharePoint y OneDrive, y dentro de la misma licencia tienen Power Automate. Lo que falta no es software: es saber qué procesos caben en lo que ya pagan y cuáles necesitan algo más.

Este artículo es esa frontera, explicada sin jerga.

La regla que decide casi todo

Power Automate distingue dos tipos de conectores:

  • Estándar: los servicios de Microsoft 365 —Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Forms, Planner, Aprobaciones, Excel en OneDrive o SharePoint— y unos cuantos más. Se usan con la licencia de Microsoft 365 que ya tienes.
  • Premium: cualquier sistema de fuera que necesite un conector de pago (un CRM, un ERP con API propia, una base de datos, llamadas HTTP a servicios externos), la IA de lectura de documentos y la automatización de escritorio. Esto pide Power Automate Premium, que ronda los 15 $ por usuario y mes con pago anual.

Si tu proceso empieza y termina dentro de Outlook, Teams y SharePoint, casi seguro que no necesitas pagar nada más.

Cinco procesos que se automatizan con lo que ya pagas

1. Aprobaciones con registro

Vacaciones, compras, gastos, descuentos, cambios de precio. Alguien rellena un formulario de Microsoft Forms o una lista de SharePoint, el responsable recibe una tarjeta en Teams con dos botones, y la decisión queda guardada con quién, cuándo y por qué. Si no contesta, se le recuerda; si sigue sin contestar, sube.

Es el caso más común y el que más pierde cuando se hace por correo. Lo detallo en flujos de aprobación que no se pierden.

2. Avisos de vencimiento

Contratos, seguros, certificados, revisiones de vehículos, licencias de software, ITV. Una lista de SharePoint con la fecha de cada cosa y un flujo que cada mañana mira qué vence en los próximos días y avisa a quien toca, con escalado si nadie lo renueva. Sustituye al Excel que dependía de que alguien lo abriera.

3. Documentación que llega por correo

Facturas, albaranes, partes, CVs. Un buzón compartido y un flujo que guarda cada adjunto en la carpeta correcta de SharePoint con un nombre ordenado, y crea una fila para seguir su estado. Sin IA y sin licencia extra; la lectura automática de datos del PDF ya es otra cosa (más abajo).

4. Altas y bajas de personas

Cuando entra alguien: tareas en Planner para cada departamento, avisos a IT, a RR. HH. y al responsable, documentos de bienvenida y un seguimiento que no depende de la memoria de nadie. Cuando sale: la lista inversa. La creación de la cuenta en sí puede necesitar permisos de administrador o conectores concretos, pero el circuito alrededor es estándar.

5. Informes y resúmenes que nadie tiene que preparar

Un resumen diario en Teams de lo que entró, lo que está pendiente y lo que vence. Un correo semanal a dirección con las cifras de la lista. Pequeñas cosas que hoy alguien prepara a mano cada lunes.

5 procesosresueltos solo con conectores estándar
15 $por usuario y mes, el precio de partida de Premium
0 €de licencia extra si todo pasa dentro de Microsoft 365

Dónde empieza lo premium (y cuándo compensa)

Hay tres situaciones en las que no hay forma de evitarlo:

  1. El proceso toca un sistema externo. Tu ERP, tu CRM o tu tienda online, si no hay forma de intercambiar datos con ellos a través de ficheros en SharePoint.
  2. Necesitas leer datos de documentos. El modelo de facturas o de documentos de AI Builder necesita licencia premium y créditos de IA. Desde el 1 de noviembre de 2026 esos créditos dejan de venir incluidos en las licencias premium y se pagan aparte, así que hay que hacer números con tu volumen.
  3. Hay que mover datos en programas de escritorio que no tienen conector (automatización de escritorio).

Premium se licencia por usuario que ejecuta o crea los flujos, no por empleado de la empresa. En muchas pymes basta con una o dos licencias para la cuenta que ejecuta los procesos, no para toda la plantilla. Conviene revisarlo con cada caso, porque las condiciones de Microsoft cambian y los matices importan.

Cómo saber en qué lado está tu proceso

Tres preguntas, en este orden:

  1. ¿Todos los datos que necesita el proceso viven en Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Forms o Excel? → estándar.
  2. ¿Hay que leer el contenido de un PDF o una imagen, no solo guardarlo? → premium + créditos de IA, o buscar una alternativa (facturas electrónicas, plantillas).
  3. ¿Hay que escribir o leer en un programa de fuera? → premium, salvo que ese programa exporte o importe ficheros que se puedan dejar en SharePoint.

Si has contestado «estándar» a todo, el coste del proyecto es el trabajo de montarlo, no la licencia.

Lo que cuesta montarlo bien

Automatizar un proceso interno completo —entrada, aprobación, avisos y trazabilidad— parte de 1.500 € de implantación, con cuota opcional desde 250 €/mes si quieres que me quede a cargo. Si hay que decidir antes qué proceso atacar primero, la auditoría de procesos te lo dice en cinco días con un precio cerrado de 990 €.

Tengo una página entera sobre automatizar procesos con Microsoft 365 con cómo trabajo, plazos y preguntas frecuentes. Y si dudas entre herramientas, escribí una comparación de Power Automate, n8n y Make.