La incorporación de una persona nueva es un proceso que casi todas las empresas hacen pocas veces al año, y por eso casi ninguna lo tiene resuelto. Cada vez que alguien entra, RR. HH. manda unos correos, IT se entera tarde, el portátil no está, el acceso a la carpeta del departamento llega el jueves y el responsable descubre el lunes a las nueve que tiene a alguien sentado sin nada que hacer.
No es falta de ganas. Es que el checklist vive en la cabeza de alguien, o en un documento que nadie abre.
Por qué el onboarding se rompe siempre en los mismos sitios
- Participan muchas personas, cada una con una parte pequeña. RR. HH., IT, el responsable, administración, a veces prevención. Nadie ve el conjunto.
- Se hace pocas veces. Lo que se hace dos veces al año no se automatiza en la memoria de nadie.
- Los plazos van hacia atrás. El portátil hay que pedirlo antes de que la persona llegue, no el mismo día.
- La baja es aún peor. Cuando alguien se va, quitar accesos, recuperar equipos y reasignar lo suyo depende de que alguien se acuerde. Y los accesos que no se quitan son un riesgo.
Cómo se monta un onboarding que se ejecuta solo
Un punto de entrada
Todo empieza con un formulario (Microsoft Forms o una lista de SharePoint) que rellena RR. HH. o el responsable: nombre, puesto, departamento, fecha de incorporación, responsable directo, equipo que necesita. Un solo sitio, una sola vez.
Tareas para cada área, con fecha y responsable
Al enviar el formulario, un flujo de Power Automate crea las tareas de cada área en Planner o en una lista, cada una con su fecha calculada desde el día de incorporación:
- IT, 10 días antes: preparar equipo, cuenta y licencias.
- Responsable, 5 días antes: plan de la primera semana y persona de referencia.
- RR. HH., 3 días antes: documentación, contrato y formación obligatoria.
- Todos, día 1: mensaje de bienvenida en el canal del equipo y accesos comprobados.
Cada responsable recibe su tarea en Teams. Si una tarea no se cierra a tiempo, se recuerda; si sigue abierta el día antes de la incorporación, se avisa a RR. HH.
Los documentos, en su sitio
La carpeta de la persona en SharePoint se crea con la estructura de siempre, con los documentos de bienvenida y las políticas que tiene que leer. Si hay que firmar algo, queda registrado quién lo ha leído o aceptado.
El seguimiento, visible
Una vista muestra las incorporaciones en curso y qué falta en cada una. RR. HH. deja de preguntar «¿está el portátil?», porque lo ve.
La baja: el mismo circuito al revés
Cuando alguien se va, el formulario de baja dispara la lista inversa:
- IT: desactivar cuenta en la fecha de salida, recuperar equipo, reasignar buzón y archivos.
- Responsable: traspasar tareas, clientes o proyectos abiertos.
- Administración: último pago, liquidación y documentación.
La parte de desactivar cuentas o crear usuarios de forma automática necesita permisos de administrador de Microsoft 365 y, según cómo se haga, conectores concretos. El circuito de tareas y avisos alrededor funciona con lo que ya incluye tu licencia.
Los accesos que nadie quita cuando alguien se va son el agujero de seguridad más barato de evitar.
Lo que necesito de ti para montarlo
- El checklist actual, aunque sea un correo que reenviáis cada vez o una lista en papel.
- Quién hace cada cosa, y con cuánta antelación.
- Qué se os ha olvidado alguna vez. Esa lista es la más valiosa.
Cuánto cuesta
Un circuito de altas y bajas completo parte de 1.500 € de implantación, con cuota opcional desde 250 €/mes si quieres que me quede a cargo. Si hay otros procesos compitiendo por ser el primero, la auditoría de procesos los ordena en cinco días por 990 €.
Tienes más detalle en automatizar el onboarding. Y si te preocupa qué pasa con el circuito dentro de un año, lee por qué cobro una cuota en lugar de entregar y desaparecer.