La primera automatización de una empresa decide si habrá una segunda. Si sale bien, todo el mundo empieza a ver procesos que se podrían hacer solos. Si sale mal —porque el proceso elegido era raro, poco frecuente o nadie sabía muy bien cómo funcionaba—, la conclusión en la oficina es que «esto de automatizar no va con nosotros».
Casi nunca es la herramienta. Casi siempre es haber empezado por el proceso equivocado.
El error de empezar por lo que más molesta
Lo natural es automatizar primero lo que más quejas genera. Y a veces coincide con lo que conviene, pero muchas veces no: lo que más molesta suele ser lo más complicado, lo que tiene más excepciones o lo que depende de decisiones que nadie ha puesto por escrito.
Un buen primer proceso es frecuente, repetitivo, con pocas excepciones y con un coste visible cuando falla. Aburrido, en otras palabras.
Las cinco preguntas
Para cada proceso candidato, puntúa de 1 a 3:
1. ¿Cuántas veces pasa?
Una vez al año: 1. Cada semana: 2. Cada día o varias veces al día: 3. El volumen es lo que convierte un ahorro pequeño por vez en un ahorro que se nota.
2. ¿Se hace siempre igual?
Cada caso es distinto y alguien decide sobre la marcha: 1. Hay una regla, con algunas excepciones: 2. Se hace siempre igual y se podría explicar en una página: 3.
3. ¿Qué pasa cuando falla?
Nada grave: 1. Retrasos o trabajo repetido: 2. Dinero perdido, clientes molestos, sanciones o algo que se paga tarde: 3.
4. ¿Depende de una persona concreta?
No, cualquiera puede hacerlo: 1. Hay una persona que «sabe cómo va»: 2. Si esa persona falta, el proceso se para: 3.
5. ¿Los datos ya están en digital?
En papel o en la cabeza de alguien: 1. En correos y Excels sueltos: 2. En sistemas (Microsoft 365, ERP, CRM) aunque no hablen entre sí: 3.
Cómo ordenarlos
Haz una tabla con los procesos que se te ocurran —no hace falta que sean muchos, con cinco o seis basta— y suma:
| Proceso | Frecuencia | Siempre igual | Coste del fallo | Depende de alguien | Datos digitales | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Facturas de proveedor | 3 | 3 | 3 | 2 | 3 | 14 |
| Vencimientos de contratos | 2 | 3 | 3 | 3 | 2 | 13 |
| Altas de empleados | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 9 |
| Presupuestos a medida | 2 | 1 | 2 | 3 | 2 | 10 |
(Es un ejemplo: tus puntuaciones serán otras.)
Lo que sale arriba es por donde empezar. Lo que sale con menos de 9 casi siempre tiene un problema previo que no es técnico: no hay regla, o la información no existe en ningún sistema.
Señales de que un proceso no está listo para automatizarse
- Nadie sabe explicar cómo funciona de principio a fin. Primero hay que dibujarlo.
- Cada persona lo hace de una manera. Automatizar tres maneras distintas es automatizar el desorden.
- Las excepciones son la mayoría. Si el 60 % de los casos son «especiales», la regla está mal definida.
- El problema real es de otra cosa. A veces el cuello de botella es que falta una persona, o una decisión, o un proveedor que no responde. Automatizar alrededor no lo arregla.
Automatizar un proceso roto solo hace que se rompa más rápido.
Lo que mide una auditoría de procesos (y lo que no)
La tabla de arriba te da una primera ordenación en una tarde. Una auditoría de procesos va un paso más allá: mide con tus datos cuántas veces pasa cada proceso, cuánto tarda, dónde se atasca y cuánto cuesta cada fallo, y termina en un plan de 90 días con qué automatizar primero, con qué herramienta, cuánto cuesta y cuánto tarda.
En mi caso son cinco días, 990 € con precio cerrado, y se descuenta entera si después me encargas la implantación. Si quieres saber qué debería llevar un informe de este tipo antes de pagar por uno, lo explico en qué te deberían entregar en un diagnóstico.
Y si ya tienes claro el proceso y solo quieres saber el precio, empieza por cuánto cuesta automatizar un proceso.