El problema de contratar a alguien para automatizar un proceso es que no puedes evaluar el trabajo hasta que está hecho, y para entonces ya has pagado. Con una web lo ves; con un circuito interno, no.

Estas seis preguntas se hacen en una llamada de veinte minutos y separan bastante bien. Las escribo aunque me pongan a mí en evidencia si algún día respondo mal.

1. «¿Qué pasa si esto falla un martes a las nueve de la mañana?»

Es la pregunta más reveladora de las seis.

Una mala respuesta habla de que no va a fallar. Una buena respuesta describe un procedimiento: cómo se entera alguien de que ha fallado, quién lo mira, qué se hace mientras tanto para que el trabajo no se pare, y en cuánto tiempo se responde.

Los procesos fallan.

Lo que distingue a un proveedor no es prometer que no, es tener escrito qué pasa cuando sí.

2. «¿En qué cuenta se queda esto montado?»

Si la respuesta es «en la mía, para simplificarte», tienes un problema futuro. El circuito tiene que vivir en tu tenant, con tus licencias y tus usuarios.

Esto no es desconfianza: es que el día que cambies de proveedor, o el día que el proveedor cierre, tu proceso tiene que seguir corriendo sin depender de nadie. Y si está en su cuenta, no lo hace.

3. «¿Qué documentación me entregas, y puedo verla antes de pagar la última factura?»

«Te lo documento todo» no significa nada. Pide ver el formato.

Una documentación útil nombra las cosas por su identificador exacto —esta lista, este campo, esta conexión— no por su descripción. La diferencia es que con identificadores otra persona puede entrar detrás y encontrar las cosas; con descripciones, tiene que adivinar.

4. «¿Dónde vas a probarlo?»

Si la respuesta es «en el sistema, con cuidado», despídete educadamente.

Un proceso que está en producción, con pedidos reales dentro, no se toca sin un sitio donde probar primero. Montar ese entorno paralelo es trabajo que no se ve en el resultado final y que hay que presupuestar, pero es exactamente lo que separa un cambio controlado de un susto.

5. «¿Qué NO vas a automatizar de esto?»

Es una pregunta trampa, y a propósito.

En todos los procesos hay excepciones que cuesta más automatizar que resolver a mano, y decisiones que deberían seguir siendo humanas porque tienen consecuencias.

Quien dice que se puede automatizar todo, o no ha mirado el proceso o te va a vender más de lo que necesitas.

Una respuesta buena señala dos o tres cosas concretas y explica por qué se quedan fuera.

6. «¿Hace falta comprar algo?»

La mayoría de las empresas ya pagan Microsoft 365, y eso incluye las herramientas donde se monta la mayor parte de los circuitos internos. Cuando hace falta una licencia nueva, tiene que decirse antes de empezar y con el precio delante.

Ojo también con las licencias premium: hay conectores de Power Automate que requieren un plan de pago por usuario. No es un problema, pero es un coste recurrente que tiene que estar en el presupuesto desde el principio y no aparecer en la tercera factura.

Una séptima, por si acaso

«¿Me puedes enseñar algo parecido que hayas hecho, aunque sea sin nombres?»

No hace falta que te enseñen un cliente. Basta con que sepan describir un proceso real con su problema, su solución y qué salió mal por el camino. Quien solo cuenta éxitos redondos, o no ha hecho muchos, o no te está contando la parte interesante.

Si estás valorando automatizar algo y quieres hacerme estas seis, escríbeme. Mis respuestas están publicadas en servicios y en la sección de garantías, así que las tienes antes de la llamada. Y si lo que quieres es situar el presupuesto, aquí está el desglose.