En las empresas de servicios técnicos, mantenimiento, limpieza, instalaciones o cualquier trabajo que se hace fuera de la oficina, el parte es el documento más importante y el peor tratado. Se rellena en papel, a veces horas después, se moja en la furgoneta, se pasa a limpio por la tarde y llega a administración cuando llega. Mientras tanto, facturación espera.

He montado este circuito en un caso de servicios técnicos multicentro, y lo que aprendí es que la tecnología es la parte fácil. Lo difícil es que el técnico la use.

Lo que cuesta de verdad el parte en papel

  • Facturación va una semana por detrás. Hasta que no llega el parte, no se factura. Y el parte llega el viernes, o el lunes.
  • Se pierde información. Partes rellenados de memoria, horas aproximadas, materiales que no se apuntan.
  • Sin prueba no hay defensa. Si el cliente reclama que no se hizo algo, sin foto ni firma es palabra contra palabra.
  • Alguien pasa la tarde tecleando. El paso a limpio es trabajo que no aporta nada y se repite cada semana.
  • La central no ve nada hasta que se lo cuentan. Qué está hecho, qué está pendiente y dónde hay problemas se sabe tarde.

Lo que tiene que tener una app de partes para que se use

He visto apps de partes muy completas que nadie usa. Estas son las condiciones que marcan la diferencia:

Pensada para el móvil y para manos ocupadas

Campos grandes, listas cerradas en lugar de texto libre, lo mínimo escrito a mano. Si el técnico tiene que escribir un párrafo con guantes, no lo hará.

Funciona sin cobertura

Sótanos, naves, zonas rurales, garajes. El parte se guarda en el teléfono y se envía solo cuando vuelve la señal. Si la app falla sin cobertura, el técnico vuelve al papel el primer día que le pase.

Foto y firma dentro del parte

La foto del antes y el después y la firma del cliente, guardadas con el registro. Es lo que convierte el parte en una prueba y no solo en un apunte.

Menos pasos que el papel

Si rellenar el parte en el móvil cuesta más que en papel, no se va a usar. La prueba es sencilla: cronometrar las dos maneras.

1 parterellenado en el sitio, no por la tarde
0pasos a limpio
Foto + firmacomo prueba ante cualquier reclamación

Qué pasa cuando se cierra el parte

Aquí es donde entra la automatización. Al cerrar el parte en el móvil:

  1. Se guarda en SharePoint con los datos, las fotos y la firma, en la carpeta del cliente.
  2. Se genera el PDF del parte y, si hace falta, se envía al cliente.
  3. Administración recibe el aviso de que hay un parte listo para facturar.
  4. La central ve en un panel qué se ha hecho hoy, por quién y en qué sede, sin pedírselo a nadie.

Si trabajáis con varias sedes o equipos, el panel consolida todo en un sitio. Adiós al Excel por sede que alguien junta cada viernes.

¿Power Apps u otra app de partes?

Hay muchas aplicaciones comerciales de partes de trabajo, y para algunas empresas son la mejor opción. Power Apps tiene sentido cuando:

  • Ya pagáis Microsoft 365 y los datos van a acabar en SharePoint, Excel o Teams.
  • Vuestro parte tiene campos propios que una app genérica no recoge bien.
  • No queréis otra suscripción por usuario ni otro sitio donde viven los datos.

Una app de Power Apps que usa datos de SharePoint funciona con las licencias estándar de Microsoft 365. Si necesita conectarse a un sistema externo (un ERP con API, una base de datos), entra en licencia premium. Lo explico con más detalle en qué puedes automatizar con Microsoft 365 sin licencias extra.

Cómo se implanta sin que el equipo lo rechace

  1. Empezar por un equipo o una sede, no por todos a la vez.
  2. Diseñar el parte con los técnicos, no para ellos. Diez minutos con quien lo rellena valen más que una reunión con dirección.
  3. Convivir una o dos semanas con el papel, comparando, antes de quitarlo.
  4. Retirar el papel de verdad cuando la app funciona. Si conviven para siempre, gana el papel.

Cuánto cuesta

Una app de partes con circuito de aviso, PDF y panel parte de 1.500 € de implantación, con cuota opcional desde 250 €/mes si quieres que me quede a cargo. El precio exacto depende de cuántos tipos de parte y de sedes haya, y te lo cierro antes de empezar.

Tienes más detalle en automatizar partes de trabajo y operaciones. Si prefieres contármelo, escríbeme.