Casi todas las empresas tienen un Excel de vencimientos. Contratos con proveedores, pólizas de seguro, certificados de formación, revisiones de vehículos, dominios, licencias de software. Alguien lo creó con buena intención, le puso formato condicional para que las fechas cercanas salgan en rojo, y durante un tiempo funcionó.
El problema del Excel de vencimientos no es el Excel. Es que solo avisa a quien lo abre.
Las cuatro formas en que falla
- Nadie lo abre el día que toca. El formato condicional pone la celda en rojo, pero la celda no manda correos. Si nadie abre el archivo esa semana, el aviso no existe.
- Depende de una persona. Quien lo mantiene es quien lo mira. Vacaciones, baja o cambio de puesto, y el control desaparece sin que nadie lo note.
- Avisa, pero a quien no puede actuar. El seguro de la flota lo renueva otra persona; el certificado de un técnico, otra. El Excel no sabe quién es responsable de cada fila.
- No hay escalado. Si el responsable no renueva, nadie más se entera hasta que el vencimiento ya ha pasado.
Un vencimiento que se pasa no suele costar el precio de renovarlo. Cuesta la multa, el recargo, el contrato renovado en peores condiciones o el trabajo parado porque falta un certificado.
Cómo funciona un control de vencimientos automático
La lista: una fila por cosa que caduca
En SharePoint (incluido en tu Microsoft 365) se crea una lista con lo mínimo:
- Qué vence (contrato, póliza, certificado…) y de qué o de quién es.
- Fecha de vencimiento.
- Responsable de renovarlo, como persona o como grupo.
- Con cuántos días de antelación hay que empezar (no es lo mismo una ITV que un contrato con preaviso de tres meses).
- Estado: vigente, en renovación, renovado.
Si ya tienes el Excel, se importa tal cual. No se empieza de cero.
El aviso: sale solo, a quien toca
Un flujo de Power Automate revisa la lista cada mañana. Cuando algo entra en su ventana de aviso, el responsable recibe un mensaje en Teams o por correo con lo que vence, cuándo y un botón para marcarlo «en renovación» o «renovado».
La clave es que el aviso no depende de que nadie abra nada. Si la persona no está, el aviso lo recibe su grupo.
El escalado: si nadie actúa, sube
Si pasados unos días el estado sigue igual, el aviso se repite. Si se acerca la fecha y sigue sin moverse, sube a dirección o a quien corresponda. Los plazos los decides tú: por ejemplo, primer aviso a 30 días, recordatorio a 15, escalado a 7.
El panel: qué vence este trimestre
Una vista de la propia lista, o un pequeño panel, muestra lo que vence en los próximos 90 días, lo que está en renovación y lo que se ha escalado. Dirección deja de preguntar «¿tenemos todo al día?», porque lo ve.
Qué suele entrar en la lista
Cada empresa tiene los suyos, pero estos aparecen casi siempre:
| Tipo | Ejemplos | Antelación habitual |
|---|---|---|
| Contratos | Proveedores, alquileres, mantenimiento, renting | 60–90 días (por el preaviso) |
| Seguros | Flota, responsabilidad civil, local | 30–45 días |
| Personas | Carnés, certificados de formación, reconocimientos médicos | 30 días |
| Vehículos y equipos | ITV, revisiones, calibraciones | 15–30 días |
| Digital | Dominios, certificados SSL, licencias | 15–30 días |
La antelación de los contratos es la que más se subestima: si el contrato se renueva solo salvo preaviso de 60 días, el aviso a 30 llega tarde.
Lo que hace falta de tu parte
Tres cosas, y ninguna es técnica:
- El listado actual, aunque esté incompleto o repartido en varios archivos.
- Quién es responsable de cada tipo de vencimiento.
- Qué pasa hoy cuando algo se escapa: a quién se escala.
Con eso, el circuito se monta en pocas semanas y se prueba con fechas ficticias antes de soltarlo con las reales.
Cuánto cuesta
Un control de vencimientos completo —lista, avisos, escalado y panel— entra en la implantación de un proceso interno, que parte de 1.500 €, con cuota opcional desde 250 €/mes si quieres que me quede a cargo. Si tienes varios procesos rotos y no sabes por cuál empezar, la auditoría de procesos lo ordena en cinco días.
Aquí tienes cómo planteo los avisos de vencimientos, con plazos y preguntas frecuentes. Y si quieres ver cuánto cuesta en general, lo desgloso en cuánto cuesta automatizar un proceso.