Un registro único
Una lista de SharePoint con qué vence, cuándo, quién puede renovarlo y dónde está el documento. Se alimenta desde un formulario o desde lo que ya tienes.
Recordatorios y vencimientos · contratos, licencias, seguros, flotas, certificados
Vencimientos que avisan solos, 30, 15 y 5 días antes, a quien toca.
El Excel de vencimientos no recuerda nada: hay que mirarlo, y nadie lo mira hasta que hace falta el documento y está caducado. En tu Microsoft 365, una lista con fecha y responsable puede avisar sola y escalar si nadie renueva.
Te suena si…
- Los vencimientos viven en una hoja de cálculo que alguien actualiza cuando se acuerda.
- Un seguro, una licencia o un certificado caducado ha parado un trabajo o costado una sanción.
- Las renovaciones se negocian el día antes, sin margen para comparar.
- Un contrato con renovación automática se ha renovado sin que nadie decidiera.
- Si la persona que «lleva» los vencimientos se va, se van con ella.
Cómo lo resuelvo
Avisos escalonados
Un flujo programado revisa la lista cada día y avisa a 30, 15 y 5 días (o los plazos que decidas), por Teams o correo, a la persona responsable, no a una lista genérica.
Escalado si nadie renueva
Si a los 5 días sigue sin renovarse, sube a dirección. Lo que no puede caducar, no caduca en silencio.
Un vistazo, sin abrir nada
Un panel con lo que vence este mes y este trimestre, por área. Para verlo de un vistazo en la reunión, no para buscarlo.
Un caso ya publicado (administración · multicentro)
Contratos, seguros, certificados y permisos vencían sin que nadie se diera cuenta hasta que hacía falta usarlos. Ahora hay un registro único con responsable, avisos a 60, 30 y 7 días a quien puede renovar, escalado a dirección y un panel por trimestre. Ningún vencimiento depende ya de que alguien se acuerde de revisar la hoja.
Por dónde se empieza
Automation Opportunity Scan
Gratis · 30 min
Cuántos al mes, cuántas manos, dónde se rompe. Veredicto claro.
Auditoría de Sistemas
990 €, precio cerrado
Proceso dibujado, coste con tus datos, 3 automatizaciones prioritarias, roadmap de 90 días. Se descuenta si implantamos.
Automation Sprint
Desde 1.500 €
El control de vencimientos funcionando en tu tenant, documentado, con marcha atrás. Cuota opcional desde 250 €/mes si quieres que me quede a cargo.
Tres dudas
¿Necesito licencias nuevas?
Con Microsoft 365 Business Standard ya tienes Power Automate, SharePoint y Teams. Si tu caso pide Power Apps premium u otra capacidad, lo verificamos en el Scan antes de prometer nada.
¿Sustituye a mi ERP o CRM?
No. Automatizo lo que pasa alrededor: lo que hoy entra por correo, Excel y WhatsApp antes de llegar al sistema, y lo que sale de él a mano.
¿Cuánto tarda?
Un Sprint son semanas, no meses, con fecha en la propuesta. Empezamos por el flujo acotado; lo demás, después.
Gerardo Gutiérrez Palenzuela · Responsable técnico
Automatizo dentro del Microsoft 365 que tu empresa ya paga, desde Tenerife. Los flujos quedan en tu cuenta, documentados y sin cautividad.
¿Cuántos vencimientos controláis al año y qué cuesta que se pase uno?
Con esos dos datos te digo en 30 minutos si merece automatizarse. Si no, también.